Saviez-vous que 85 % des entreprises utilisent Excel ? Que ce soit pour gérer les stocks et les approvisionnements, les salaires ou encore la comptabilité, un classeur Excel a toute son utilité dans une entreprise. C’est pourquoi, les entreprises investissent dans leurs employés en les formant sur ce logiciel puissant. Excel est parfois même un critère de recrutement. Combien de candidats ont fait face à la question : est-ce que vous maîtrisez Excel ? Et si la réponse est non, le candidat se voit écarté tandis que celui ou celle qui maîtrise Microsoft Excel aura toutes les chances d’être retenu pour le poste en question.
Pourquoi utiliser Microsoft Excel en entreprise ?
Même si sa première version date de 1982, Microsoft Excel a connu tellement de mises à jour et d’améliorations en continu qui lui permettent de rester un logiciel de gestion puissant et indispensable dans plusieurs activités au sein d’une entreprise. Vous vous demandez peut-être pourquoi utiliser Excel en entreprise. La réponse est pour plusieurs raisons, notamment parce qu’il est :
- Un logiciel qui permet un gain de temps incroyable ;
- Un logiciel de gestion riche en fonctionnalités ;
- Un logiciel facile à manipuler, flexible et efficace.
Excel vous permet de gagner du temps
Vous l’aurez probablement remarqué, en utilisant Excel, vous gagnez beaucoup de temps. En particulier, lorsqu’il s’agit de faire beaucoup de calculs en comptabilité ou en finance. Il faut savoir qu’un tableur Excel est un outil de calcul performant qui vous permet d’obtenir les résultats des calculs que vous souhaitez effectuer rapidement et efficacement. Aussi, en termes d’analyse de données, Excel vous fait gagner encore du temps grâce aux tableaux croisés dynamiques qui vous permettent d’analyser et de traiter vos données en quelques clics. Par ailleurs, il faut savoir que si vous insérez vos données correctement et si vous utilisez les bonnes fonctionnalités, l’exactitude des résultats est garantie.
Excel est riche en fonctionnalités
Vous vous demandez peut-être que peut-on faire avec Excel ? Eh bien ! Pratiquement tout !
Vous pouvez gérer vos ressources humaines sur Excel y compris les salaires, le pointage, les primes et les performances de vos employés…
Vous pouvez gérer vos approvisionnements avec Excel y compris la gestion des stocks, les livraisons et le suivi des paiements fournisseurs…
Vous pouvez gérer votre activité commerciale sur Excel y compris les prévisions de ventes de vos commerciaux, la facturation client et le suivi des ventes réalisées.
Vous pouvez gérer vos finances avec Excel y compris, le bilan comptable, les flux de trésorerie, les dettes fournisseurs et le chiffre d’affaires réalisé…
Vous pouvez gérer votre relation client sur Excel y compris, la gestion des réclamations, le suivi des demandes client et l’information clientèle…
Vous voyez bien que finalement, on peut tout faire avec MS Excel !
Excel est facile à manipuler et flexible
Grâce à une prise en main rapide, Excel a été conçu de manière à ce que vos employés et vous-même puissiez l’utiliser sans grande difficulté. Évidemment, des fonctionnalités avancées telles que le Visual Basic (VBA) et les macros peuvent nécessiter des formations afin d’être maîtrisées, mais les fonctions basiques sont réellement user-friendly.
L’avantage avec Excel, c’est qu’il est flexible et paramétrable. Vous pouvez ainsi personnaliser vos tableurs en fonction de l’utilisation que vous en faites. Vous pouvez ainsi avoir deux classeurs complètement différents l’un de l’autre, l’un pour gérer vos finances, et l’autre pour gérer votre relation client. Vous serez surpris de voir le degré de personnalisation dont vous disposez sur Excel.
Pourquoi Excel est-il important en entreprise ?
Maintenant que nous avons vu ensemble tout ce qu’on peut faire avec Excel et son utilité, penchons-nous sur son importance en entreprise.
Excel vous permet d’optimiser vos dépenses en logiciel
Étant une solution assez complète, en tant qu’entreprise, vous pouvez absolument vous contenter de Microsoft Excel comme seul logiciel de gestion. Vu toutes les tâches que vous pouvez gérer sur Excel, vous optimisez ainsi vos dépenses en logiciel en investissant sur un seul logiciel qui vous permet de gérer toute votre activité. Imaginez le cas contraire, si vous utilisez plusieurs logiciels où chacun d’entre eux est destiné à une seule tâche. Vous allez donc dépenser une fortune non seulement pour l’acquisition de tous ces logiciels, mais aussi pour former votre personnel à l’utilisation de chacun d’eux.
Excel est un logiciel universellement reconnu
Un autre avantage avec Excel est le fait qu’il soit utilisé aux quatre coins du monde. Ceci vous permet de mieux communiquer avec vos clients, fournisseurs et partenaires. Imaginons que vous devez renseigner ou analyser conjointement avec votre partenaire des données importantes pour votre entreprise. Imaginons maintenant que vous ayez travaillé sur un logiciel que votre partenaire ne sait pas utiliser. Vous voyez déjà combien de temps et d’efforts vous allez dépenser en essayant de lui expliquer votre fichier ! Imaginons maintenant que vous ayez utilisé Excel qui est parfaitement connu par votre partenaire. Vous voyez déjà le gain de temps et d’énergie que vous aurez puisque les modifications et les discussions au sujet de votre fichier Excel seront nettement plus simples et plus fluides.
Excel vous donne la possibilité de centraliser toute votre gestion
Vu toutes les fonctionnalités qu’Excel vous offre, vous pouvez sans aucun problème l’utiliser pour gérer toute votre activité. Vous pouvez tout centraliser sur une seule base de données qui regroupe les données sur vos salariés, vos produits, vos ventes, vos clients et vos fournisseurs et toute autre donnée que vous jugez être pertinente pour la gestion de votre business. Toutefois, assurez-vous de bien protéger votre classeur qui contient toutes ces données soit par un mot de passe ou simplement en gardant un backup pour enregistrer une version permanente sur un support qui ne risque pas de s’endommager.
Nous arrivons à la fin de cet article. Nous espérons avoir répondu à vos questionnements sur l’importance d’Excel en entreprise. Vous savez à présent pourquoi Excel est utile dans la gestion de l’activité d’une entreprise. Si vous n’avez aucune notion sur ce logiciel, nous vous conseillons vivement de vous former dessus, il vous aidera absolument à booster votre carrière et votre performance. Si vous souhaitez former sur Excel ou simplement si vous avez une problématique quelconque avec ce logiciel, vous pouvez dès maintenant prendre rendez-vous avec l’un des experts d’AlloExcel.