Selon des études de marché, des millions d’entreprises à travers le monde utilisent Microsoft Excel dans le cadre de leurs tâches quotidiennes, et à un niveau plus singulier, au moins un milliard de personnes utilisent les fonctions de tableur d’Excel, ce chiffre est impressionnant, n’est-ce pas ?
On pourrait avoir de la peine à croire qu’autant de secteurs puissent avoir besoin d’utiliser Microsoft Excel, parce qu’après tout, si vous ne faites pas de calcul, vous n’avez pas forcément besoin de faire appel à ce logiciel, non ? Eh bien, ce n’est pas tout à fait juste. En effet, Microsoft Excel propose une telle panoplie d’applications qu’il serait dommage de restreindre son champ d’action à la simple application de formules ou d’autres calculs.
Quelle que soit votre entreprise et son champ d’action, vous pourrez très bien utiliser Microsoft Excel pour gérer vos employés et les différentes données et informations les concernant. Aujourd’hui, nous allons partager avec vous diverses utilisations de ce logiciel bien pratique.
Les moyens dont vous pourrez utiliser Excel pour gérer vos salariés
Comme nous l’avons mentionné un peu plus haut, Excel est une véritable mine d’or en ce qui concerne les fonctionnalités qu’il recèle. Être un responsable qui porte sur ses épaules la lourde responsabilité de superviser ses employés peut s’avérer être une tâche bien difficile à assumer. Vous devez rester vigilant et vous assurer que vous ne fassiez aucune erreur à ce sujet. Pour vous faciliter les choses, vous pourrez, à partir de vos notions de base sur le sujet, créer des fichiers Excel que vous mettrez en place pour mieux organiser votre travail.
Création d’une base de données des salariés sous Excel
Si vous êtes une petite entreprise et que vous n’avez pas un grand nombre d’employés, vous pouvez très facilement utiliser Microsoft Excel pour organiser les données que vous avez sur vos salariés dans un seul fichier que vous pourrez alimenter et mettre à jour à tout moment.
Tout ce que vous aurez à faire, c’est de créer un nouveau fichier Excel, personnaliser vos colonnes en fonction de l’information que vous souhaitez ajouter (Comme le nom, les coordonnées de vos salariés, leurs salaires, leurs positions, etc…) et ensuite inscrire les données de vos employés dans les cases adéquates.
Création d’un modèle de gestion des tâches des salariés
Si vous avez l’impression que vous passez tout votre temps à planifier les tâches de vos employés et à les assigner aux différents membres de votre équipe, alors il serait peut-être temps d’utiliser Excel pour créer un modèle de gestion des tâches. Ce genre de modèle vous facilitera grandement la vie puisque vous n’aurez plus qu’à insérer les noms de vos employés dans un fichier et leur assigner les tâches que vous souhaitez. Vous pourrez même personnaliser votre fichier de façon à ce que des dates de début ou de fin apparaissent, ou bien vous pourrez ajouter des cases pour calculer le temps qu’un employé a pris pour finir sa tâche par exemple.
Côté organisation, ce modèle de fichier Excel vous aidera à mieux gérer votre workflow, et vous pourrez ainsi vous assurer que tout le monde a des tâches bien définies à suivre. Vous pourrez personnaliser vos colonnes en fonction des informations que vous souhaitez ajouter, comme le nom de l’employé, la tâche, les horaires définis, le délai de fin, le statut de la tâche et bien d’autres encore. Vous n’aurez plus qu’à ajouter toutes les données relatives aux cellules que vous avez définies auparavant.
Tableau de suivi des congés, des absences ou des retards des employés
L’organisation est primordiale en ce qui concerne les congés, les absences ou bien même les retards de vos employés. Utiliser Excel pour avoir une trace tangible est un moyen sûr de ne pas vous tromper ou noter des informations erronées concernant la planification des jours de congés ou les retards et absences inattendus.
Ce genre de fichier vous permettra également de noter des informations relatives aux nombres de congés ou maladies restants par exemple. Noter les retards d’un employé sur un fichier Excel vous permettra également de vous rendre compte de ses performances, et vous pourrez discuter avec votre salarié pour en savoir plus les raisons de ses retards répétés. Encore une fois, vous pouvez personnaliser votre fichier Excel comme vous le souhaitez. Vous pouvez utiliser des formules pour calculer les jours de congés restants, comme vous pouvez utiliser les cellules pour marquer les jours où un employé ne serait pas disponible. Vous pourrez également choisir si vous souhaitez garder ces différentes informations ensemble ou bien de les séparer sous différentes feuilles de calcul Excel.
Création d’une fiche de paie sur Excel
Si vous avez une petite entreprise, vous pourrez très bien utiliser Microsoft Excel pour générer des fiches de paie pour vos salariés. Les fiches de paie sont très importantes pour votre entreprise. Vous ne devez pas faire d’erreurs et les informations contenues dans vos bulletins de paie doivent être bien structurées, et fort heureusement, Excel dispose d’options intégrées qui vous permettront de créer un modèle de paie personnalisé. Vous pouvez ainsi introduire dans vos colonnes des informations fondamentales telles que le taux de rémunération, le nombre total d’heures travaillées, le salaire net ainsi que d’autres variables comme les heures supplémentaires ou les déductions dues à des absences non justifiées par exemple.
Création d’une fiche d’évaluation des employés
Une fiche d’évaluation est un fichier qui vous permettra de déterminer l’état de votre entreprise et de savoir si les performances que vous avez enregistrées au cours du mois ou de l’année sont positives. Vous serez également en mesure de mieux gérer vos employés en analysant les données recueillies pour voir ce qui leur permet d’évoluer au sein de votre équipe et de s’épanouir. Vous pourrez voir quels sont les salariés qui ont consacré toute leur énergie à fournir un travail impeccable, et vous pourrez en profiter pour leur attribuer une augmentation par exemple.
Bien qu’il y ait des outils spécialisés dans la création de fiches d’évaluations, vous pouvez très bien tirer profit d’Excel pour ce faire. Vous pourrez personnaliser vos fichiers Excel pour créer des fiches d’évaluation contenant les objectifs à atteindre, les réalisations ainsi que les projets menés à bien par vos employés. Vous pouvez même préparer des cellules à part pour que vos chefs de projets puissent y inclure des avis ou des commentaires qu’ils pourraient partager avec vous.
Nous vous avons partagé que quelques façons dont Microsoft Excel peut être utilisé pour gérer ses salariés, mais ce qu’il faut garder à l’esprit, c’est que cet outil est tellement polyvalent que vous pourriez sans doute lui trouver une utilité tant que vous travailliez avec des données ou que vous ayez besoin d’une formule.
Nous espérons que cet article vous a servi et que vous savez maintenant comment vous pouvez prendre avantage de certaines des fonctionnalités pour non seulement vous faciliter la vie mais aussi pour faciliter celle de vos employés. Cela permettra à votre entreprise de prospérer et d’évoluer rien qu’en vous organisant. D’ailleurs, si vous souhaitez permettre à vos employés de s’épanouir en réduisant les tâches routinières qu’ils doivent mener à bien chaque jour, vous pourrez aussi découvrir le VBA et ses utilisations qui vous permettront d’automatiser un grand nombre de vos process.