1. Nos principes

Pour que notre relation avec vous soit fondée sur la confiance, AlloExcel s’engage à respecter les droits fondamentaux et à se conformer aux lois et aux règlements en vigueur. Nous sommes toujours clairs avec vous en ce qui concerne vos données, et si vous nous engagez pour un service spécifique, vous pouvez être sûrs que vos données ne seront traitées que dans ce but et uniquement dans ce sens.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données afin qu’aucune information cruciale ne puisse être perdue, modifiée ou accessible par des tiers non autorisés.

2. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Une fois que nous avons fini de vous fournir un service défini et que vous êtes pleinement satisfait du résultat, nous ne conservons plus vos données personnelles.

AlloExcel suit l’article 5 de la déclaration n°2016-264 du 21/07/2016 (NS-048) qui définit que les données personnelles ne peuvent être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la relation commerciale. Toutefois, les données utilisées pour établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées en application d’une obligation légale, peuvent faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées et conformément aux dispositions en vigueur.

Afin de respecter l’ensemble des lois et règlements en vigueur, tout document émis ou reçu par une entreprise doit être conservé pendant une certaine durée minimale au cours de laquelle l’administration peut effectuer des contrôles a posteriori. Ces délais de prescription sont définis par différents textes de référence en fonction de la nature du document à conserver et des obligations légales afférentes.

3. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?

AlloExcel utilise vos données conformément aux termes de la présente Charte, aux conditions générales de vente ou d’utilisation de nos produits ou services, dans un souci constant de transparence et de sécurité de vos données. À cette fin, le traitement de vos données peut être fondé sur différentes bases légales, dont votre consentement.

En suivant une information claire, apparente et précise concernant le fonctionnement du processus de gestion, vous acceptez par le biais d’une déclaration écrite, y compris par voie électronique, que vos données personnelles puissent être traitées. Ce processus de traitement est effectué en tenant compte de vos intérêts et de vos droits fondamentaux en tant que client. À ce titre, ils sont combinés à des mesures et garanties destinées à assurer la protection de vos intérêts et de vos droits, tout en assurant un juste équilibre avec les intérêts légitimes que nous poursuivons.

4. Dans quels cas vos données seraient-elles partagées avec des tiers ?

Bien que nous vous garantissions que les données que vous nous transmettez ne seront pas partagées à notre discrétion, nous pouvons être tenus par des raisons légales de les partager dans certains cas.

En effet, AlloExcel peut être contraint par la loi, la réglementation des opérateurs de services à péage, l’administration fiscale ou douanière, de collecter des données et informations personnelles, notamment concernant les dirigeants ou les actionnaires de la société. Dans le cas contraire, nous respecterions tous vos droits concernant vos données personnelles.

Il peut arriver que des échanges et des collaborations aient lieu entre AlloExcel et des sous-traitants ou des entreprises externes pour garantir la bonne exécution du service que vous demandez. Dans ce cas, vos fichiers sont toujours protégés par une clause de confidentialité, et nous suivons les règles légales qui empêchent la divulgation de vos données par ces parties dans le cadre d’un protocole convenu.

Nos collaborateurs reconnaissent donc que nous échangeons des informations confidentielles avec eux et ils savent également qu’ils sont légalement tenus de préserver ce caractère de confidentialité sous peine de poursuites légales, conformément aux lois en vigueur.

5. Comment nous assurons-nous que vos données sont entièrement sécurisées ?

Le respect de votre droit à la protection des données, à la sécurité et à la confidentialité est notre priorité.

AlloExcel met pleinement en œuvre des mesures de sécurité adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, afin de se protéger contre toute intrusion malveillante, perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés. Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux travailleurs d’AlloExcel qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leur mission. Toutes les personnes ayant accès à vos données sont tenues à un devoir de confidentialité, et sont soumises à des sanctions disciplinaires et/ou autres en cas de non-respect de ces obligations.

AlloExcel s’engage pleinement à protéger les données personnelles que vous lui confiez. Dans ce souci permanent de sécurité et de protection, nous vous recommandons de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles et de protéger vos appareils (ordinateur, smartphone et tablette) contre tout accès non désiré ou même malveillant en utilisant un mot de passe fort, qu’il vous est conseillé de changer régulièrement. Si vous partagez un appareil avec une autre personne, nous vous recommandons de vous déconnecter après chaque utilisation.

Au lieu d’utiliser des fournisseurs de courrier électronique pour nous envoyer les données, nous vous encourageons à les envoyer par le biais de services cloud spécialisés qui chiffrent également vos fichiers comme WeTransfer, dont l’utilisation est gratuite. Une autre façon de s’assurer que vos fichiers sont également protégés de votre côté est de compresser vos données dans un fichier zip et de crypter davantage le fichier en ajoutant un mot de passe que vous ne partagerez qu’avec nos experts.