Ce n’est un secret pour personne, Excel est un outil largement utilisé en entreprise. Que ce soit par les petites entreprises ou par les grandes firmes industrielles, Excel est un logiciel incontournable pour une gestion efficace des activités d’une entreprise quel que soit le secteur où elle évolue. Vous vous demandez peut-être comment Excel, peut-il être utilisé comme un outil de gestion en entreprise. Dans cet article, nous partageons avec vous 5 manières possibles d’utiliser Excel comme un outil de gestion et pourquoi il est intéressant de le faire.
Excel pour la gestion de projet
L’une des activités que vous pouvez absolument gérer avec Excel est la gestion de projets. Vous pouvez gérer un projet avec ses différentes phases depuis son lancement jusqu’à sa clôture. Excel vous permet de construire un diagramme Gantt afin de planifier les tâches de votre projet. Comme vous pouvez le voir sur la figure ci-dessous, il y a plusieurs modèles disponibles pour ce type de diagramme. Outre la planification des tâches, avec Excel, vous pouvez gérer les ressources d’un projet, qu’elles soient humaines, matérielles ou financières, Excel vous donne une multitude de possibilités.
En ce qui concerne les ressources humaines, vous pouvez construire une base de données avec tous vos employés y compris les sous-traitants en précisant le taux horaire de chaque ressource, ses capacités, son utilisation prévisionnelle et son utilisation réelle. Ceci vous permet d’éviter la surcharge de certaines ressources et d’équilibrer l’allocation de vos ressources humaines tout au long de votre projet.
Quant aux ressources matérielles, vous pouvez sans aucun problème les recenser et les suivre sur une feuille Excel en précisant le coût horaire, les charges d’utilisation ou encore le prix de location de chacune d’elles. Vous pouvez ainsi identifier les disponibilités de vos ressources matérielles et ajuster votre planning afin d’optimiser l’utilisation de vos ressources matérielles.
Côté coûts et ressources financières, Excel vous offre tout autant de possibilités, vous pouvez y inscrire toutes vos charges et vos investissements dans le cadre de votre projet et planifier vos dépenses tout en comptabilisant vos revenus. Vous pouvez créer des alertes en cas de non-paiement de la part de l’un de vos clients à une échéance que vous pouvez personnaliser.
Excel pour la gestion des stocks
La gestion des stocks est une activité vitale pour un grand nombre d’entreprises et Excel vous donne la possibilité de gérer vos stocks de manière simple et efficace. Vous pouvez créer une base de données avec tous les items que vous avez dans votre stock. Vous pouvez créer des templates à renseigner pour chaque entrée ou sortie de stock. Ceci vous permettra d’organiser et d’optimiser vos processus de réception et d’expédition. Vous pouvez également gérer grâce à Excel les délais de livraison ainsi que les ruptures de stock. Vous pouvez créer des alertes pour vous avertir dès la rupture d’une pièce au niveau de votre stock.
Excel pour la gestion des salariés
Si vous cherchez un outil polyvalent pour gérer vos salariés, Excel est sans doute la solution dont vous avez besoin. Vous pouvez créer une base de données avec toutes les informations relatives à vos salariés telles que les coordonnées, la date de recrutement, la catégorie socioprofessionnelle, le site d’affectation… Vous pouvez également suivre les présences, les absences et les retards de chacun de vos salariés en toute facilité grâce à un classeur Excel qui vous permet de regrouper toutes ces données pour ensuite les analyser et alerter les salariés qui présentent une défaillance en termes d’assiduité.
L’autre manière dont vous pouvez gérer vos salariés sur Excel est la création de fiches de paie et de fiches d’évaluation de vos salariés. La fiche de paie étant un document d’une grande importance dans la gestion de vos salariés, elle doit retenir toute votre attention. Et en utilisant Excel pour l’éditer, vous avez plus de garantie sur la fiabilité du calcul des salaires, des heures supplémentaires, des défalcations dues aux absences et aux retards. Bref, vous pouvez tout calculer avec la plus grande précision. Quant à la fiche d’évaluation, elle vous permet d’analyser la performance de vos salariés en identifiant les éventuelles défaillances et leurs causes. Vous pourrez ainsi échanger avec eux afin de trouver les meilleures solutions en vous basant sur l’analyse de la fiche d’évaluation.
Excel pour gérer vos courriers officiels
Chaque entreprise doit à un certain moment échanger des correspondances officielles, que ce soit avec ses clients ou ses fournisseurs ou même les autorités supervisant son activité, il y a souvent des courriers transmis et reçus de part et d’autre. Comme vous le savez, il y a des courriers qui nécessitent une réponse, d’autres qui en apportent une et d’autres qui doivent seulement être archivés. Imaginez maintenant que vous avez un fichier Excel qui regroupe tous les courriers reçus et envoyés par votre entreprise avec les dates d’envoi/réception, le statut de la réponse et son échéance. Le suivi de ces courriers sera nettement plus simple et plus efficace. Vous pouvez savoir du premier coup d’œil quels sont les courriers qui nécessitent une réponse et ceux parmi eux dont la réponse est en retard.
Excel pour faire du reporting
Saviez-vous qu’Excel est un outil extrêmement puissant en matière de reporting ? Alors oui, Microsoft Excel vous permet de créer des rapports et des tableaux de bord faciles à lire et à comprendre. Grâce aux tableaux et graphiques croisés dynamiques, vous avez de quoi construire des rapports tellement parlant que vous n’aurez même pas à les expliquer. Vous pouvez personnaliser les couleurs de vos graphiques afin que ceux-ci respectent la charte graphique de votre marque et votre identité visuelle.
Nous arrivons à la fin de cet article qui, nous l’espérons, vous a éclairé sur l’utilisation d’Excel comme outil de gestion. Comme vous avez pu le constater, Excel peut vous être utile pour énormément de choses, de la gestion de vos salariés à la gestion de vos projets en passant par le reporting et la gestion de vos coûts. Vous n’avez plus qu’à définir quelles sont les utilisations que vous souhaitez en faire et vous lancer sans plus attendre. Passez à la vitesse supérieure en tirant parti de l’un des logiciels les plus utilisés dans le monde des entreprises. Pour toutes vos problématiques concernant Excel, vous pouvez demander l’aide de nos experts. Et si vous n’avez aucune idée sur comment faire vos premiers pas avec Excel, nos formateurs sont disponibles pour vous fournir les meilleurs cours et formations sur Microsoft Excel afin de vous garantir la réussite des projets que vous souhaitez entreprendre avec ce logiciel.